Часті питання
Що таке Вчасно EDI?
«Вчасно EDI» — сервіс обміну стандартизованими електронними повідомленнями між замовником та постачальником. «Вчасно» не потребує жодного спеціального програмного забезпечення, лише браузер та доступ до мережі Інтернет.

Сервіс «Вчасно EDI» створений для компаній, підприємців та фізичних осіб, який допомагає просто і швидко отримати замовлення від мережі та обробити його в електронному вигляді. Сервіс створений для економії вашого часу і грошей.
Як автоматично змінювати назви товарів при формуванні видаткової накладної
Зазвичай назви товарів в замовленні не відповідають назвам в вашій обліковій системі, тому у Вчасно EDI є можливість автоматично замінити назви товарів. Для реалізації заміни потрібно завантажити до Вчасно каталог товарів, при формуванні видаткової накладної ми будемо використовувати назву товарів що ви вказали у каталозі. Співвідношення товарів відбувається за кодом товару(артикулом) мережі.
Опис процесу роботи з каталогом товарів.
Назви товарів не змінились при формуванні видаткової накладної
Перевірте чи внесений даний товар у каталог товарів, а також чи співпадає "Артикул мережі" у каталозі з "Код мережі" у замовленні. Якщо данні не відповідають - оновіть каталог та спробуйте замінити видаткову накладну
Опис процесу роботи з каталогом товарів.
У мене специфічні одиниці виміру а в замовлені все у "шт."
Одиниці виміру у замовленні відображаются згідно даних мереж. У разі інших одиниць виміру потрібно внести їх у каталог товарів і при формуванні видаткової накладної вони будуть змінені
Опис процесу роботи з каталогом товарів.
При заповненні прайсу або каталогу виникає помилка
Якщо виникла помилка сервіс повідомляє де саме є ця помилка (номер строки у табличному редакторі або конкретне поле). Перевірте коректність заповнення данних, у стовбчику "А" є підказки щодо форматів данних. Та слідкуйте щоб не змінювалась структура документу.
Формати даних:
  • EAN Продукту – штрих-код продукту, до 32 символів
  • Внутрішній код артикул продавця – артикул товару вашої компанії
  • Доступність продукту – 0 – ні, 1 – так
  • Ціна з ПДВ – у форматі 10.00
  • Мінімальна кількість замовлення - число
  • Ціна без ПДВ – у форматі 10.00
  • Ставка ПДВ – у форматі 20
  • Код ставки ПДВ – E – звільнений від сплати податку, S – стандартний податок
  • Дія – поставте відповідну цифру: 2 - додавання нових позицій, 3 - видалення, 4 - внесені зміни
  • Внутрішній код покупця - артикул товару на стороні мережі
  • Код продукту згідно з УКТ ЗЕД
  • Ознака імпортного продукту – код товару по міжнародному класифікатору
  • Стан складу – кількість товару на складі – ціле додатне число
  • Ціна без ПДВ в іноземній валюті – у форматі 10.00
  • Рекомендована роздрібна ціна – у форматі 10.00
  • Одиниця вимірювання – PCE = штука, або ваша одиниця вимір
Опис процесу роботи з прайсом
Не вдається відправити повідомлення про відвантаження, потребує вказання коду УКТЗЕД
Дана помилка виникає у разі зобов'язання з боку мереж вказання коду УКТЗЕД(Українська класифікація товарів зовнішньоекономічної діяльності)
Після внесення необхідної інформації ви зможете направити підтвердження в мережу. Також можливо налаштування автоматичного заповнення кодів УКТЗЕД, для цього потрібно один раз заповнити каталог.
Опис процесу роботи з каталогом товарів.
Як автоматично заповнювати коди УКТЗЕД
Для реалізації автоматичного заповнення потрібно завантажити до Вчасно каталог товарів, при формуванні повідомлення про відвантаження ми будемо автоматично підставляти код УКТЗЕД, що ви вказали у каталозі. Співвідношення товарів відбувається за кодом товару(артикулом) мережі.
Опис процесу роботи з каталогом товарів.
Як налаштувати імпорт замовлень до облікової системи
У сервісі Вчасно EDI є функціонал що дозволяє передавати данні щодо замовлень до вашої облікової системи. Для активації данної опції та допомоги з налаштування зверніться до нашої технічної підтримки
Чи безпечно зберігати документи у сервісі Вчасно?
Для зберігання документів використовується сервіс Amazon S3 з дзеркалом сховища в іншому регіоні. Стійка інфраструктура Amazon S3 забезпечує надійне зберігання +99,999999999% об'єктів. Резервні копії даних розподіляються між декількома об'єктами і кількома пристроями на кожному об'єкті.

Забезпечення безпеки доступу
a. Безпека мережі
Використання https. Доступ до сайту здійснюється тільки по протоколу https з сучасним набором шифрів. Застарілі протоколи (SSL3 і нижче) не підтримуються. Доступ в сервера інфраструктури Вчасно із зовнішнього світу закритий фаєрволом, з політикою за замовчуванням блокувати весь вхідний трафік.
Адміністрування серверів здійснюється тільки з локальної мережі.
Внутрішніми ресурсами регулярно проводяться тестування на проникнення в систему, використовуючи утиліти OWASP, ect.

b. Безпека акаунтів
Вхід через логін і пароль. Первинна реєстрація тільки при підтвердженні по ЕЦП
двухфакторная авторизація
Доступ по API дозволено тільки з використанням унікального токена користувача

c. Розмежування прав доступу
Поділ прав на виконання класів дій на рівні кожного користувача:
Перегляд документів
коментування документів
Завантаження документів в сервіс
Збереження документів на локальний комп'ютер
Друк документів
видалення документів
Підписання і відхилення документів
запрошення співробітників
Редагування інформації про компанію
Редагування і видалення співробітників
Доступ до кабінету в сервісі Вчасно є можливість обмежити по IP адресою для кожного користувача.

Конфіденційність
a. Обмеження доступу до документів співробітниками Вчасно
Співробітники компанії не мають доступу до файлів клієнтів. Співробітники компанії не мають доступу до кабінету інших компаній.

b. Обмеження доступу до фізичних серверами Вчасно
Сервери розміщені в трьох незалежних датацентрах, кожен з яких має діючий сертифікат ISO / IEC 7001 до: 2013.
Доступ до серверної інфраструктури в цих дата центрах має обмежений список технічних фахівців. Для здійснення доступу, проводиться письмове погодження візиту з повідомленням уповноваженої особи.

c. Можливість шифрування файлів документів ключами клієнта
При завантаженні і читанні документа з сховища даних Amazon S3 можливе використання ключа шифрування клієнта.

d. Сервіс записує дії користувачів в сервісі для можливості відновлення історії і визначення причин подій.

Забезпечення достовірності документа
Після завантаження файлу з документом в сервіс, файл зберігається в сховища даних Amazon S3 і не змінюється в процесі накладення або читання ЕЦП. Файли ЕЦП зберігаються окремо від файлу документа. Періодично ми вибірково перевіряємо відповідності ЕЦП і оригіналу документа в базі.

Безпека продукту
a. Захищене зберігання ключів і паролів.
Всі ключі шифрування і паролі стають доступними для програми лише в момент запуску програми в production середовищі. На етапі розробки і тестування використовуються інші ключі і паролі.

b. Контейнеризація і додатки.
Додаток Вчасно запущено в обмеженому середовищі, з якої є доступ тільки до необхідних для роботи програми файлів. Навіть вразливість в додатку не дозволить зловмиснику отримати доступ до серверів.

c. Поділ середовища розробки і продукту.
Модулі програми Вчасно, які створюються, доповнюються або тестуються не впливають на основний контейнер додатки. Перед застосуванням змін ми проводимо обов'язкові тести і код рев'ю для запобігання помилок у користувачів.

Відмовостійкість та доступність
a. Своєчасне оновлення серверів.
На операційну систему автоматично встановлюються всі оновлення безпеки. Для оновлення ядра системи, використовується механізм Ksplice, який дозволяє встановити оновлення на льоту, без перезавантаження сервера. Таким чином, оновлення серверів відбувається без будь-яких затримок.

b. Відмовостійка архітектура, що забезпечує максимально повний і постійний доступ до сервісу Вчасно.

У наших центрах обробки даних і в нашій хмарної інфраструктурі використовуються:
серверний парк знаходиться в 3х датацентрах (ЦОД) рівня Tier 3 в Києві
кілька каналів для підключення до Інтернет з необхідним резервуванням
мережева інфраструктура з резервуванням, що включає комутатори, маршрутизатори і брандмауери
засоби балансування навантаження
сервери і віртуальні машини
основне сховище даних Amazon S3

І Amazon, і наші постачальники послуг розподіленого розміщення інфраструктури забезпечують відмовостійке обслуговування: харчування, кондиціювання та пожежогасіння. Ми створюємо резервні копії всього вмісту не рідше, ніж раз в день. Ми не зберігаємо резервні копії на портативних або знімних носіях.
Якими законодавчими актами регулюється порядок використання електронних документів та електронний документообмін?

Порядок використання електронних документів регулюється законом України «Про електронні довірчі послуги»
Що таке КЕП/ЕЦП (електронно цифровий підпис)?
Електро́нний цифровий підпис (КЕП/ЕЦП) — вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.

КЕП/ЕЦП дозволяє однозначно визначити особу, що підписала документ та забезпечує контроль цілісності та незмінності документа при його передачі контрагенту або перевіряючим органам. При будь-якій випадковій або навмисній зміні документа підпис стане недійсним.

Зазвичай, це файли з розширенням: dat, zs2, sk, jks, pk8, pfx

В мене немає КЕП/ЕЦП. Що робити?
Це малоймовірно, якщо ви подаєте звітність до ДФС через Інтернет. Ключі, що ви застосовуєте для подання звітності, є надійним засобом і можуть повноцінно використовуватися для документообігу.

Якщо ви впевнені, що не маєте ключів КЕП/ЕЦП, для їх отримання ми радимо звернутися до:
- органу ДФС
- Приватбанку
- АЦСК Україна
або будь-якого іншого авторизованого центру сертифікації ключів
приблизний перелік документів можна прочитати тут:
vin.sfs.gov.ua/media-ark/news-ark/111097.html

Дізнатись більше
Яке програмне забезпечення потрібно для роботи з сервісом Вчасно?
Вчасно – це онлайн сервіс, тому ніякого спеціального програмного забезпечення не потрібно, лише браузер та доступ до мережі Інтернет.
Де будуть зберігатися всі документи?
Всі вхідні та вихідні документи будуть зберігатися у хмарних дата-центрах Amazon S3 протягом 3-х років та будуть доступні для перегляду в сервісі «Вчасно EDI». Також ви зможете завантажити та зберегти документи на комп'ютер, сервер або будь-який інший носій.